Kada reikalingi kvietimai? Šį klausimą turbūt užduoda ne vienas, planuojantis šventę, renginį ar nuotolinį susitikimą. Gali atrodyti, kad tam tikrais atvejais paprasčiau ir greičiau būtų pakviesti svečius žodžiu, trumpąja žinute ar elektroniniu paštu, bet ar tikrai taip yra? Pažvelkime į šią situaciją iš arčiau.
Nemaža dalis žmonių yra pripratusi kviesti svečius žodžiu, ypač tuos, su kuriais dažnai susitinka ar susiskambina. Jeigu kviečiate Jūs, tai atrodo labai patogu, nes galite pateikti visą informaciją, atsakyti į klausimus ir praktiškai iškart gauti svečio atsakymą apie galimybę dalyvauti. O ar tai patogus būdas tam, ką kviečiate? Ne visada. Visų pirma, žmogui gali prireikti laiko svarstymams (pasitikrinti savo dienotvarkę, suderinti planus su kitais). Jis gali jaustis nekomfortiškai, manydamas, jog turi apsispręsti čia ir dabar. Jis gali patekti į keblią padėtį, turėdamas priežasčių nedalyvauti, tačiau nenorėdamas įžeisti Jūsų neigiamu atsakymu. Taip pat nereikia pamiršti, kad renginio detales (datą, laiką, vietą, aprangos kodą ir kitus svarbius niuansus) puikiai atsimenat tik Jūs, o svečias gali pamiršti ir jis bus priverstas vėl su Jumis susisiekti ir dar kartą paklausti. Jei norite svečią pakviesti susitikus, puiki mintis yra įteikti popierinį kvietimą, kuriame galima nurodyti, iki kada laukiate atsakymo.
Šiais laikais yra daugybė būdų pakviesti, išsiuntus tekstinę žinutę. Tai yra geriau nei paprastas kvietimas žodžiu, kadangi galėsite išvengi kai kurių minusų. Žmogus galės ramiai pagalvoti, susiplanuoti laiką ir turės po ranka visą svarbią informaciją. Tačiau ar visus ir visada tinka kviesti trumpąja žinute? Tikrai ne. Šis būdas yra neformalus, todėl tokius kvietimus galima siųsti tik artimesniems pažįstamiems.
Elektroninis laiškas yra universalus dalykas, tinkantis daugeliui atvejų. Čia iškyla pateikimo formos klausimas: ar rašysite vien tik tekstą, ar prisegsite sumaketuotą kvietimą. Jei tai nedidelis įvykis, kurio organizavimui nėra paskirto biudžeto (pavyzdžiui, draugų ar bedradarbių susitikimas), užteks teksto. Jei organizuojama šventė, prezentacija ar renginys, įprasta yra prie laiško prisegti elektroninį kvietimą, o kartais papildomai ir renginio programą, žemėlapį, meniu, pristatymą, vaizdo įrašą.
Jei skelbsite informaciją apie renginį internete, Jums gali užtekti teksto ir nuotraukos. Be abejo, profesionaliai sumaketuota vaizdinė medžiaga bus informatyvesnė ir patrauklesnė. Dažnai renginiai yra afišuojami socialiniuose tinkluose, tačiau reikėtų nepamiršti, kad jais naudojasi ne visi. Geriausia yra patalpinti renginio informaciją tinklapyje, kuriame apsilankyti galima be registracijos.
Organizuojant didesnį renginį, šiais laikais paprastai yra kuriamas renginio vizualinės medžiagos paketas, į kurį eina elektroninis kvietimas, baneris, plakatas ir kiti papildomi elementai, naudojami socialiniams tinklams.
Popieriniai kvietimai – tai išskirtinis dėmesys svečiams, renginio akcentas, etiketo detalė, o kartais ir bilieto analogas. Popierinį kvietimą gauti visuomet yra malonu, ypač jei jis personalizuotas. Kvietimo stilius – tai pirmas įspūdis apie renginį. Jis gali vizualiai nupasakoti, ko galima tikėtis. Tinkamas kvietimo tekstas išduos ne tik renginio detales, bet gerą toną. O jeigu pateikimas į renginį vyks tik su bilietais ir norite, kad svečiui jo nereikėtų pirkti, kvietimas gali užtikrinti laisvą įėjimą. Tas pats galioja uždariems renginiams su kviestiniais svečiais. Pateikiant popierinį kvietimą prie įeijimo, išvengiama svečių sąrašų tikrinimo, kodų skenavimo ir nereikalingų eilių.
Kviečiant svečius, popieriniai ir (ar) elektroniniai kvietimai yra privalomi oficialiomis progomis, laikantis etiketo. Prie tokių progų galima priskirti ir kai kurias ne kasmet vykstančias asmenines šventes, kurios yra iš anksto planuojamos (pavyzdžiui, vestuves). Tokiu atveju kvietimus reikėtų svečiams įteikti kuo anksčiau (rekomenduojama, kad tai būtų ne trumpesnis nei mėnesio laikotarpis). Jei kasmet rengiate gimtadienio vakarėlį, į kurį kviečiate visus draugus, tikriausiai popierinio kvietimo jie nelauks, nes puikiai atsimena, kada Jus sveikinti, ir užteks žodžiu ar žinute informuoti apie tradiciniu tapusio vakarėlio vietą. Bet jei proga neįpareigoja, tai nereiškia, kad negalima išsiųsti stilingo kvietimo. Juk jis visuomet suteikia džiaugsmo.
Gražios emocijos, dėmesys, estetika ir unikalumas yra vertybės, o kvietimas turi galią visas jas sujungti ir perteikti. Kodėl gi ne padovanojus tos mažytės, malonios detalės?